home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Belgian Amiga Club - ADF Collection / BS1 part 43.zip / CU Amiga 42.adf / document < prev    next >
Text File  |  1992-08-31  |  11KB  |  358 lines
  1.                         The Money Program v1.0
  2.                         ----------------------
  3.  
  4.              Written by Alan Bilsborough. Requires 1Mb Memory
  5.  
  6.                    ********************************
  7.                    ** This Utility is Shareware  **
  8.                    **                            **
  9.                    **  Details can be found at   **
  10.                    ** the end of this text file  ** 
  11.                    ********************************
  12.  
  13.    Hello, and thanks for taking the time to look at this program.
  14.  
  15.    The following text gives a brief description on how to set up and use
  16.  this program. However, if while reading, you get confused or think I`m
  17.  waffling on a bit, then run the program and load the Example File (under
  18.  the LOAD/ SAVE MENU). I know most programmers think that their programs 
  19.  are easy to use, but this program was written to be User-Friendly ( Heard
  20.  that one before ? ) and most people should be able to find their way
  21.  around the program fairly easily.
  22.  
  23.  1.0 Introduction
  24.  ----------------
  25.  
  26.    The Money Program  is a Home Accounts utility program which allows the
  27.  user to keep track of up to 12 accounts simultaneously. These accounts
  28.  are stored as one file allowing quick and flexible interaction between
  29.  different accounts. All transactions are also related to user-defined
  30.  groups ( i.e. Electicity Bill, Wages etc. ) enabling budgets and
  31.  expenditure to be carefully monitored.
  32.  
  33.    There is one MAIN MENU in this program from which three sub-menus can be
  34.  accessed :-
  35.  
  36.                                   |------   VIEW/EDIT OTHERS MENU
  37.                                   | 
  38.                  MAIN MENU --------------   CREATE MENU
  39.                                   | 
  40.                                   |------   LOAD/SAVE MENU
  41.  
  42.    These four menus and their options shall now be described in more detail.
  43.  
  44.  2.0 MAIN MENU
  45.  -------------
  46.  
  47.    As well as accessing the above menus the MAIN MENU also has five
  48.  additional options which the author felt would be the most frequently
  49.  used options :-
  50.  
  51.  
  52.                  1) Input Transaction
  53.  
  54.                  2) View/Edit Account File
  55.  
  56.                  3) View/Edit Group File
  57.  
  58.                  4) View Account Graph
  59.  
  60.                  5) Budget Comparison
  61.  
  62.    Note : To Exit Program, press Esc button whilst in Main Menu.
  63.  
  64.  
  65.  2.1 Input Transaction
  66.  ---------------------
  67.  
  68.    Hopefully this will be your most used option. The more transactions you
  69.  enter the greater your ability to monitor expenditures (as well as keep
  70.  your accounts up to date). A total of 2500 transactions can be input. 
  71.  All transactions have six elements :-
  72.  
  73.  
  74.                 1) Date
  75.  
  76.                 2) Account
  77.  
  78.                 3) Group
  79.  
  80.                 4) Description (Optional)
  81.  
  82.                 5) Cheque Number (Optional)
  83.  
  84.                 6) Amount
  85.  
  86.    Note : No Transactions can be input until at least ONE account and ONE
  87.           group has been created as they are integral parts of the
  88.           transaction.
  89.  
  90.    Editing of transactions is very easy, so don`t worry about making
  91.  mistakes as they can be rectified later.
  92.  
  93.  
  94.  2.2 View/Edit Account File
  95.  --------------------------
  96.  
  97.  This option allows you to view an entire account file.
  98.  
  99.  NOTE : All View/Edit Options allow you to edit transactions by clicking
  100.         on their button. An edited transaction may disappear from your view
  101.         page depending on your edit (i.e. changing account while viewing
  102.         another). Don`t worry about this as you can only delete a 
  103.         transaction completely by choosing the CANCEL option, and you can`t
  104.         do that by mistake.
  105.  
  106.  
  107.  2.3 View/Edit Group File - View and/or Edit an entire Group File.
  108.  ------------------------
  109.  
  110.  
  111.  2.4 View Account Graph - Click Left Mouse Button to Exit
  112.  ----------------------
  113.  
  114.  
  115.  2.5 Budget Comparison
  116.  ---------------------
  117.  
  118.    This option allows the user to see at a glance the percentage of budget
  119.  spent to date. Group Budgets are specified at the Create Group option 
  120.  (described later).
  121.  
  122.    To view exact figures click on the group bar.
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  3.0 VIEW/EDIT OTHERS MENU
  129.  -------------------------
  130.  
  131.    This menu has 3 lesser used View/Edit Options :-
  132.  
  133.          1) View/Edit Complete Transaction File
  134.  
  135.          2) View/Edit Filtered Transaction File
  136.  
  137.          3) View/Edit Cheque file
  138.  
  139.  
  140.  3.1 View/Edit Complete Transaction File - Self Explanatory
  141.  ---------------------------------------
  142.  
  143.  3.2 View/Edit Filtered Transaction File
  144.  ---------------------------------------
  145.  
  146.    This option was introduced to produce a more flexible option for the
  147.  user to view/edit any combination of accounts and/or groups.
  148.  
  149.    The first option screen allows any number of accounts to be specified
  150.  (ranging from none chosen to all chosen). The second option screen allows
  151.  any number of groups to be combined with your choice of Account(s).
  152.  
  153.    The group option screen allows the chosen groups to be either added to
  154.  the chosen account(s) file or taken away. This is probably best 
  155.  illustrated by a few examples :-
  156.  
  157.  A) View Main Current Account plus all other Electicity Bills
  158.  
  159.  B) View Main Current Account except Uncleared Cheques
  160.  
  161.  C) View No Accounts but View Car, Car Loan, Car petrol, Car Mileage Income
  162.  
  163.    All these examples will allow the user to view accounts/groups with a
  164.  "What If ?" question applied and total different combinations of accounts/
  165.  groups.
  166.  
  167.  3.3 View/Edit Cheque File - Any specified cheques will be displayed.
  168.  -------------------------
  169.  
  170.  4.0 CREATE MENU
  171.  ---------------
  172.  
  173.    This menu creates the framework for your transactions and has options
  174.  to create five different items:-
  175.  
  176.                    1) Accounts
  177.  
  178.                    2) Groups
  179.  
  180.                    3) Direct Payments
  181.  
  182.                    4) Reminders
  183.  
  184.                    5) Notes
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  4.1 Create Accounts
  192.  -------------------
  193.    Allows up to 12 accounts and their starting totals to be defined.
  194.  
  195.    NOTE : The account names and their totals can be edited but NOT
  196.           deleted. As transactions are always related to an account it is
  197.           important that the original accounts are ever-present. The same
  198.           reasoning applies to Groups.
  199.  
  200.    It is therefore important to put some thought into the creation of
  201.  accounts and groups.
  202.  
  203.    TIP : Create an extra account called (for instance) "Miscellaneous
  204.          Expenses". This account could then be used to store expenses which
  205.          would normally be hard to keep track of. The running total of this
  206.          account would not be important but it`s contents would be.
  207.          
  208.          This method allows the user to store only the relevant transactions
  209.          in your main accounts (i.e. ones which would appear in your bank
  210.          statements such as cash withdrawals & cheques) 
  211.  
  212.  4.2 Create Groups
  213.  -----------------
  214.    Allows creation of up to 30 groups. The above Accounts Note also applies
  215.  to groups so it is advisable not to create too many minor groups which 
  216.  would not be used much. For these minor groups, it would be advisable to
  217.  create a general group and use the DESCRIPTION to define the transaction
  218.  more clearly.
  219.  
  220.    If required, the user can also define a budget for each group. This
  221.  budget can then be compared to the actual amount spent using the MAIN
  222.  MENU option - "Budget Comparison"
  223.  
  224.  4.3 Create Direct Payments
  225.  --------------------------
  226.    Direct Payments are regular payments which are automatically added to
  227.  your transaction file. Payments can be made on a X-monthly basis (where
  228.  X can be 1 to 12). The day of payment can also be specified.
  229.  
  230.  A total of 20 Direct Payments can be defined.
  231.  
  232.  
  233.  4.4 Create Reminders
  234.  --------------------
  235.  
  236.    Reminders can be used to (you`ve guessed it) remind you of forthcoming
  237.  events i.e. Birthdays, Car Service Due etc.
  238.  
  239.    They consist of one line of reminder text and the reminder date.
  240.  The reminders are displayed in the scroll line.
  241.  
  242.  A total of 20 Reminders can be defined.
  243.  
  244.  4.5 Create Notes
  245.  ----------------
  246.  
  247.    Notes can be used to store any lines of text which the user may want
  248.  to store i.e. bank addresses, telephone numbers or card numbers etc.
  249.  
  250.    They consist of two lines of text and are displayed in the scroll line.
  251.  
  252.    A total of 20 Notes can be defined.
  253.  
  254.  5.0 LOAD/SAVE MENU
  255.  ------------------
  256.  
  257.    Data in this utility should be stored on a seperate Data Disk. Please
  258.  prepare a formatted disk to Save data once you have edited your file.
  259.  If you want to start a new file, you will have to use a seperate disk as
  260.  there are NO options to select and save seperate files.
  261.  
  262.    This menu has five options :-
  263.  
  264.                  1) LOAD from Data Disk
  265.  
  266.                  2) Load Example File
  267.  
  268.                  3) SAVE to Data Disk
  269.  
  270.                  4) Save for Next Period
  271.  
  272.                  5) Save Ascii File (Account)
  273.  
  274.  
  275.  5.1 LOAD from Data Disk
  276.  -----------------------
  277.  
  278.    When selected, the program will look for data in drives Df0: and Df1:
  279.  and, if found, will automatically load the data.
  280.  
  281.  
  282.  5.2 Load Example File
  283.  ---------------------
  284.  
  285.   This option will load the Example File which is supplied on the Program
  286.  Disk. Please note that Data loaded from the Example File cannot be saved.
  287.  
  288.  
  289.  5.3 SAVE to Data Disk
  290.  ---------------------
  291.  
  292.    Saves data to your Data Disk. If a Data Disk is not present the program
  293.  will ask why not !
  294.  
  295.  
  296.  5.4 Save for Next Period
  297.  ------------------------
  298.    This is a special SAVE option which saves everything to a Data Disk
  299.  EXCEPT the Transaction File. Also, the Starting Totals for each account
  300.  will be updated to the up-to-date running total, so the new Data Disk is
  301.  ready for immediate use.
  302.  
  303.  NOTE : The User will NOT be able to save this data to an existing Data
  304.         Disk, so please prepare another Data Disk.
  305.  
  306.  5.5 Save Ascii File (Account)
  307.  -----------------------------
  308.    Time for an apology and a sob story. I haven`t got a printer and this
  309.  option is a feeble attempt to give you luckier people some kind of
  310.  output.
  311.  
  312.    The basic idea is to create an Ascii file on disk to allow Printer
  313.  owners to print out an entire account file or, if needed, edit the file
  314.  before printing.
  315.  
  316.  
  317.    Not a very good note to end the options round-up of this utility
  318.  but an appropriate time to stress that this is a Shareware program and
  319.  in return for registering your name you should expect, and will get, a
  320.  say on how you want this program to develop. Any suggestions on how to
  321.  improve this program will be welcomed.
  322.  
  323.  Registered users will be sent any future upgrades of this program.
  324.  
  325.  The Author`s main priorities are :-
  326.  
  327.        1) To achieve full Printer options
  328.  
  329.        2) Explore compatability with Hard Drives
  330.  
  331.  However, if no-one likes this program then I`ll employ Plan 3.
  332.  
  333.        3) Ditch the program, and get back to playing F1 Grand Prix.
  334.   
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  Registration for this program is Ten Pounds (to the following address).
  339.  
  340.                      Mr Alan Bilsborough,
  341.  
  342.                      7/5 Burnhill Quadrant,
  343.                      Rutherglen,
  344.                      Glasgow G73 1ER.
  345.  
  346.                      Tel: 041 647-4872
  347.  
  348.  
  349.  This program may only be distributed if accompanied by this document 
  350.  file.  
  351.  
  352.  The Author cannot accept responsibility for damage caused to any
  353.  hardware or disks whilst using this program.
  354.  
  355.  The Money Program v1.0 was written using AMOS, Mandarin/Jawx.
  356.  
  357.  *************************** End of Text ****************************
  358.